Dans les Alcooliques Anonymes (AA), le secrétaire joue un rôle essentiel dans la gestion administrative et la coordination des activités du groupe ou de la structure de service. Voici un aperçu des principales responsabilités et fonctions associées au poste de secrétaire :
1. Organisation des Réunions
- Le secrétaire est souvent responsable de l’organisation et de la planification des réunions, qu’il s’agisse de réunions de groupe régulières, de réunions de service ou de comités. Cela inclut la préparation de l’ordre du jour et la gestion des détails logistiques, comme la réservation de salles.
2. Prise de Notes et Rédaction des Procès-Verbaux
- Pendant les réunions, le secrétaire prend des notes et rédige les procès-verbaux, qui résument les discussions, les décisions prises et les actions à entreprendre. Ces procès-verbaux sont ensuite distribués aux membres pour assurer une communication claire et transparente.
3. Gestion des Communications
- Le secrétaire gère les communications internes et externes du groupe ou de la structure, y compris la correspondance par e-mail, les appels téléphoniques, et les lettres. Il s’assure que les informations importantes sont communiquées aux membres en temps opportun.
4. Tenue des Dossiers
- Il est responsable de la tenue des dossiers et des archives du groupe, y compris les procès-verbaux des réunions, les listes de membres, les contacts des représentants de groupe (GSR), et autres documents administratifs. Ces archives sont essentielles pour la continuité et la référence future.
5. Coordination avec d’Autres Structures
- Le secrétaire peut agir comme point de contact principal pour la coordination avec d’autres structures des AA, comme les districts, les régions, ou le Bureau de Services Généraux (BSG). Il assure la liaison et le partage des informations pertinentes entre les différents niveaux de service.
6. Gestion de la Documentation et des Ressources
- Il peut être chargé de gérer la documentation et les ressources, y compris la distribution de la littérature des AA, les formulaires d’inscription, et d’autres matériaux nécessaires pour les activités du groupe.
7. Suivi des Actions et des Résolutions
- Après les réunions, le secrétaire s’assure que les actions et les résolutions décidées sont suivies et mises en œuvre. Il peut envoyer des rappels ou des notifications aux membres concernés pour les tenir informés des prochaines étapes ou des échéances.
8. Soutien aux Autres Rôles
- Le secrétaire soutient les autres serviteurs du groupe ou de la structure, comme le trésorier ou le modérateur, en fournissant des informations, des documents, ou une aide administrative selon les besoins.
9. Accueil des Nouveaux Membres
- Le secrétaire peut jouer un rôle dans l’accueil des nouveaux membres, en leur fournissant des informations sur les réunions, les ressources disponibles, et les contacts importants. Il s’assure que les nouveaux venus se sentent bien accueillis et informés.
10. Transition du Rôle
- À la fin de son mandat, le secrétaire assure une transition fluide en formant son successeur et en transmettant tous les documents et informations nécessaires. Cela garantit la continuité des services administratifs et une transition sans heurts.
En résumé, le rôle du secrétaire dans les Alcooliques Anonymes est central pour le bon fonctionnement administratif et la communication au sein du groupe ou de la structure de service. En gérant efficacement les tâches administratives et en facilitant la communication, le secrétaire aide à maintenir l’organisation, la transparence et l’efficacité dans la poursuite des objectifs de rétablissement des AA.